Suomen kunnissa on ollut työntekijöitä vuoden 2022 lopussa noin 295 400 henkilön verran ja yli kolme neljästä kunnasta työllisti vuonna 2022 alle 1000 henkilöä. Kaikissa kunnissa tehdään vuosittain henkilöstötilinpäätös. Tämä koostetaan suurimmassa osassa kuntia käsin monista eri Excel- tai csv-tiedostoista, joita saa henkilöstöhallinnon järjestelmistä. Tiedot perustuvat joko vuoden viimeiseen päivään (henkilöstörakenne) tai koko vuoteen (esim. sairauspoissaolot ja henkilötyövuodet). Lisäksi tietoa voidaan kerätä esimerkiksi työterveyden järjestelmistä saatavista tiedosta sekä työturvallisuusjärjestelmistä.
Näin laaja raportointi tehdään monessa kunnassa vain henkilöstötilinpäätökseen. Osassa kunnista koostetaan myös osavuosikatsaukseen henkilöstöön liittyviä tunnuslukuja. Usein raportoinnin frekvenssi johtuu tietojen koostamisen monimutkaisuudesta ja ajasta, joka tiedon keräämiseen menee. Me Kuntamaisemalla olemme halunneet auttaa kuntia henkilöstöraportoinnin kanssa ja olemme kehittäneet MS Power BI:tä käyttäen henkilöstöraportoinnin välineen, joka on jatkuvasti ajan tasalla. Meillä on valmiit liittymät Visman Personec F – sekä CGI:n Populus-järjestelmiin, joten raportin tiedot ovat aina ajan tasalla ja seurattavissa. Automatisoimalla tietojen koostamisen, jää aikaa tulkinnalle ja tietoa on helpompi jakaa esimerkiksi esimiehille tai kuntapäättäjille.
Raportilta löytyvät seuraavat tiedot:
- Henkilöstörakenne
- Sairauspoissaolot
- Muut poissaolot
- Koulutukset
- Henkilötyövuodet
- Vaihtuvuus
- Valmiit kuvat ja taulukot käytettäväksi henkilöstötilinpäätöstä varten
Nämä vastaavat KT Työnantajien suosittelemiin, kaikille kunnille yhteisiin tunnuslukuihin. Tällä tavoin kunnat pystyvät halutessaan vertaamaan henkilöstön tunnuslukuja muiden kuntien vastaaviin lukuihin. Tunnuslukuja tulisi suosituksen mukaan seurata ennakoivasti myös vuoden aikana. Lukujen tulkinnassa tarvitaan raportointivälineen lisäksi tietenkin henkilöstöosaamista, koska lukujen taustat on hyvä ymmärtää. Kuntamaiseman henkilöstöraportoinnin välineen käyttöönottamisen jälkeen itse lukujen analysointiin jää asiantuntijoilla enemmän aikaa.
Haluatko kuulla lisää Kuntamaiseman henkilöstöraportoinnista? Ota yhteyttä tuotepäällikkö Paavo Haimilaan: +358 50 517 6151 / paavo.haimila@kuntamaisema.fi